CONDUITE DE REUNION

              INTRODUCTION 

           

                                               Vous etes nomme directeur de la force de vente de votre entreprise

                        Elue responsa ble de l’ssociation des parents d’eleves ,vous allez assumer

                        Cette charge …Nous sommes tous , amenes un jour  a diriger une reunion.

                                   La reunion est un acte social fondamental .Se reunir conduit souvent

                        A la sterilite qu’au dialogue .La faute en revient generalement au president

                        De séance .Savoir mener une reunion peut donc etre une des cles de votre

                        Reussite.

                   ANIMATEUR :

            Nom moderne donne au responsible conducteur de reunions ou de

                        Groupes qui e mploie des methodes actives don’t l’essentiel  consiste a

                        Remplacer l’information directe ( de type presidentiel ou magistral )par l’eveil

                        Et l’utilisation de l’energie meme du groupe .Par la , il est l’agent de

                        L’autoformation du groupe .On dit qu’il aussi est catalyseur des energies

                        Latentes et de la productivite du groupe.

                        LES TYPES DE REUNION

                            Il existe differents types de reunions :

-          La table –ronde

-          Le debat

-          La discution en panel

-          Le brainstroming

-          Le  philips 6/6

-          La reunion de negociations

-          L’etude de cas

-          La reunion d’information ascendante

-          La reunion d’information descendante

-          La reunion discution

-          La reunion a distance

-La reunion telephonique et l’audioconference

-Visioconference et video –transmision 

DEFINITION DE LA REUNION DE DISCUTION

 C’est un acte de communication qui permet la rencontre d’un ensemble de participants , dans le but de debattre d’un sujet determine

(Theme ,ordre du jour …) Les discussions sont dirigees par un animateur appele : president de séance

           Ce genre de reunions sert a motiver un groupe .Elle a lieu dans trois

Circonstances : en commission de travail , comme phase preparatoire a une

Decision ulterieure , au cours d’une table –ronde , il s’agit d ‘une discutions

A themes , et avant un expose ou un cours , il s’agit d’une discution preliminaire.

La reunion de discution de deroule en trois temps :

 a-    La presentation des participants

-L’accueil des participants est un moment  important dans une reunion de discution car chacun s’installe dans la situation .Apres avoir prononce quelques mots de bien venue , le president de séance dirige une reunion

restreinte organise un tour de table et chacun se presente ( nom et qualite).

L’animateur se presente en dernier .Sil s’agit d’une reunion de plus de 20 personnes l’animateur fait circuler une feuille de papier ,chacun y inscrit son

Nom et sa qualite.Un court dialogue s’instaure entre l’animateur et chaque

Personne qui evoque rapidement son interet pour le sujet ou l’experience qu’elle en 

           b-la presentation du sujet par l’animateur

            -L’animateur presente le theme de la discution en dix a quinze minutes ,il en precise les donnees sans traiter le sujet ,son but est d’ouvrir

la discution et de provoquer le plus grand nombre de reactions .de questions

de points de vue .il doit donc faire ressortir les aspects problematiques du

theme.

           L’animateur organise son bref expose selon un plan .voici deux shemas de presentation.

           . Shemas 1 : description du probleme ou de la situation , les avantages ,les inconvenients ,que peut on modifier ?

           .Shema 2 : description du probleme ou de situation , les causes du

probleme , les remedes connus , quelles solutions nouvelles peut –on envisager. ? 

           C- La conduite de la discution

                                         -le lancement :la discussion est lancee .les idees, les propositions  et les contres propositions emanent des seuls participants

car l’animateur n’a pas a influencer le groupe dans sa reflexion .comme dans

un entrainement sportif ,il ya une periode d’echauffement .Les idees fusent,chacun s’exprime ,les opinions s’opposent.

           -Le plan de travail ; apres cette premiere etape ,l’animateur doit aider a structurer le travail .il souligne les divergences exprimes ,il propose un plan d’examen qui convient q tous.le plan est note au tableau.

           -La discution ; elle suit l’ordre stricte du plan de travail .l’animateur

fait le point a chaque fois qu’une nouvelle partie est abordee.

           -La synthese ; lorsque tous les points ont ete debattus,l’animateur

reprend l’essentiel.

           Afin de synthetiser rapidement et controler ce qui se passe,il peut utiliser la technique ( des petits carres) il dessine autour d’un rectangle figurant la table ,au autant de carres qu’il ya de participants .Chaque carre

Doit etre assez grand pour y noter le nom de l’intervenant et les mots cles

De ses interventions .Ainsi l’animateur peut facilement appeler chacun par son nom , connaître l’opinion du groupe.

           -Le compte rendu ; il est etabli en fin de reunion et envoye aux participants .On se demande dans quelle mesure les objectifs ont ete atteints

un questionnaire d’evaluation permet de connaître le degre de satisfaction

du groupe

                   LES FONCTIONS DE L’ANIMATION                  

                                               1-La production

Vous etes le facilitateur de la parole .vous veuillez a ce que le maximum d’informations ,de remarques,de demandes soient produites par le groupe Passezla parole a tous et guettez les prises de position .Aidez les timides .Ce qui est sou-entendu dans un discours est souvent plus important .Ne pas ( l’entendre ) serait commetre une erreur .Apprenez  a interroger votre groupe .Chaque question peut

            Etre posee soit personnellement a un participation ou au groupe .La facon la plus

Efficace est de s’adresse d’abord au groupe et repond .Pensez aussi a la question interpersonnelle qui oblige certains des invites a reagir les uns vis a vis des autres. Mais ne creez un conflit. .

            Vous pouvez egalement expliciter , reformuler afin d’aider le groupe a approfondir sa recherche.Soyez bref,ne pesez pas trop lourd sur la parole du groupe .

            En revanche ,votre neutralite, votre situation d’observateur pourrait etre ressenties comme une position privilegiee de juge arbitre froid et disant a vous de jouer entre ses deux poles afin d’eviter que le groupe ne se retourne contre vous.Soyez un bon stratege de la communication afin d’obtenir le maximum d’informations.

                       2- LA FACILITATION ( GESTION ET ORGANISATION)

            Vous etes responsa ble de la distribution des temps de parole et du respect des horaires definis .Votre efficacite se verifiera des la presentation

Rapide et claire des objectifs de la reunion .Pensez alors a rappeler les points

Importants de la discussion, les horaires a respecter et le but a atteindre.Motiver votre groupe ( c’est  un probleme qui nous concerne tous)

Presentez tous les participants de facon valorisante.

            Vous devez faire regulierement le point sur ce qui vient d’etre dit,monter alors au groupe les resultats deja obtenus, vous l’aider  a avancer en le gratifiant .Vous pouvez egalement confier ces mini-bilans a un des participants . il faut que votre groupe vive et ecoute , n’oubliez pas non plus de brosser la conclusion finale .La encore , demandez l’avis du groupe sur ce que vous avez conserve de son travail.Eventuellement ,faites resumer rapidement ces notes par le scretaire de séance.

                       3- LA REGULATION

                       Toute reunion comporte des moments de tensions,

D’affrontements ou de reelle agressivite .Vous essayez d’ecucider les oppositions , d’eclaircir les antagonismes .

                       Si cela s’avere utile,et apres mure reflexion ,faite evoquer au groupe ce qui se passe en son sein sur le plan psychologique et affectif. Soyez calme,detendu …vous l’aiderait a comprendre son mode de fonctionnement .

                       N’attaquez jamais un membre du groupe meme s’il est agresssif

Tous se retournerait contre vous.

                       Par contre la reformulation de la  pensee d’un ou plusieurs participants est un des plus surs moyens de desamorcages des confits :(si je

Vous ai bien compris ,apres avoir trouve les differentes causes possibles de l’accident ,vous desirez en connaître les responsa ble …) vous ne donnez pas

Votre opinion , vous  etes un miroir d’un ou plusieurs intervenants .Vous degagez une idee qui se formule et ouvrez la voie a l’expression d’autre avis.

                       Pensez a recentrer le groupe sur la tache a realiser des qu’il s’en

Eloigne : ( je crois que nous egarons , notre objectif est de definir une nouvelle politique commerciale, il nous reste quarante minutes) faites faire un bilan et proposez de continuer.

                       Regler un conflit c’est bien.L’eviter ,c’est mieux.Surveillez donc le non verbal des differents participants .Des pieds qui s’agitent,des doigts

Qui tapotent la table ,un ennui s’affiche : c’est une opposition qui se manifeste .Intervenez Immediatement  ) ).quelqu’un qui s’exprime ,c’est quelqu’un qui se calme …

                       Attention : aider le groupe a progresser ,si non en fin de séance

On vous accusera de l’avoir mal regule.

                       N’oubliez pas que vous etes un contre tous et votre tache est diriger.Reguler un groupe  est un emploi de fin diplomate.

                       LES MOMENTS DIFFICILES

 1-    LE MONOLOGUE D’UN PARTICIPANT

Commencez par resumer ce qu’il dit pour lui donnerd’importance

            S’il continue ,rappelez –lui les horaires .S’il poursuit ,donnez arbitrairement

            La parole a celui des participants qui saura lui faire face le pus calmement

            Possible.

2-    LE SILENCE PROLONGE 

Passez lui temps en temps la parole.

3-    LE SILENCE DU GROUPE 

Possez des  questions relancants le debat.Faire un bilan .utiliser

La question miroir-elucidation ou passez la parole au bavard : il en y a toujours un ! et renvoyez la balle assez vite a un autre participants.

                        4-LE LEADER

                       Un bon president de séance n’est pas directif.Son objectif est de tous il n’intervient pas sur le fond du sujet traite , ne dirige pas mais regule.

Un participant peut s’emparer du role du ( leader ) , il impose ses idees et prend la direction du debat .

Toute reunion possede son dictateur ! Quelle conduite adopter devant cette

Difficulte ?

                       D’abord soyez toujours a l’ecoute et realissez tres vite avant la

Prise du pouvoir absolu ! Soulignez ce que vient de dire ce participant et demandez aux autres ce qu’ils pensent differemment .La balle revient alors

Dans son camp.S’il se laisse faire cela arrive souvent demandez leur pourquoi ils adoptent ce type d’attitude.

 4-    LE DEVIANT

IL N’ecoute pas .Il reste sur une idee , generalement hors sujet,

            Et la repete indefiniment .Pour l’arreter : une seule solution : ) votre question

            Est interessante , je l’ecrit au tableau afin de ne pas l’oublier et pour l’etudier

            Au moment opportun ) Faites la aborder par le groupe un peu plus tard, puis

            Rayez la ostensiblement.

       6-LE SABOTEUR 

            C’est une espece tres repandue dans les reunions .Ne rentrez pas dans

Son jeu .Ne ssoyez pas agressif .Iil  pourrait  alors avoir l’habilite de manipuler les participants contre vous.Proposez une suspension de séance

Et expliquez vous avec lui ( s’entretenir personnelement avec lui lors d’une

Pause ) s’il continue a la reprise , posez le probleme au groupe , en expliquant les techniques de sabotage utilisee et en rappelant l’objectif

Et le planning de la reunion : ( et maintenant , que faisons –nous … ? ) et a

L’avenir ne le reinvitez pas.

            LES TECHNIQUES D’ANIMATION

                 1-    LA REFORMULATION 

Reformuler ce n’est pas repeter mais redire avec d’autre mots ce que

L’interlocuteur a dit .La reformulation est un instrument de l’ecoute.Elle sert a ameliorer  l’ecoute , a encourager la parole , a la mettre en valeur .Elle sert aussi

A verifier , a rectifier avec nuance , a dedramatiser ce qui a ete prononce.

                       Cette operation est fondamentale .Le president de séance reformule

Les opinions individuelles afin de faciliter l’expression de tous . cette refomulatiom

Favorise l’ecoute et la participation.

2-    LA SYNTHESE

La synthese intervvient durant un debat , a plusieurs niveaux :

                       -La synthese de plusieurs interventions,

                       -Synthese par points abordes,

                       -Synthese finale.

3-    LES DIFFERENTES QUESTIONS

a-    La question –verification:

Son objectifs est de faire definir un mot ou un concept utilise par un des participants et que les autres ignorent.Il peut etre egalement d’ecucider le sens d’un

            Terme qui prend chez des intervenants des acceptations differents.         

b-    l’qppel direct a la participation :

Vous passez la parole a un des participants : « et vous , qu’en pensez vous ? » 

c-    la question echo :

La question que pose un participant a l’animateur lui renvoyee «  mais , qu’en

Pensez-vous vous meme ? »

                       d- la question-relais

            Vous renvoyez cette meme question a un autre participant

                                   e- la question miroir :

Cette meme question est renvoyee a l’ensemble des participants. 

                       f- la  question miroir –elucidation : 

Le groupe est silencieux …un conflit s’est declare entre plusieurs participants… vous demandez a tous d’analyser ce qui ce passe .Manipulez cette

            Technique avec precaution .

            En effet le groupe peut se sentir accuse et faire corps contre vous. 

                        PREPARATION D’UNE REUNION

Une reunion reussie commence par une convention , complete et efficace , un lieu de reunion favorisant un confort physique et psychique

            Maximum et enfin une bonne preparation du futur president de séance.

1-    CONVOCATION

Un outil indispensable .Une bonne convocation precise d’abordqu’elle

            Sera la fonction de cette reunion : information , recherche , decision .Elle

            Propose le theme aborde , ensuite propose le plan de la discution .Les

            Participants doivent etre informes du nom  du president et du secretaire de

            Séance .Donnez les coordonnees exactes de la séance : date , lieu,heure ,

            Duree.

2-    PREPARATION MATERIELLE 

Le décor de la salle, la disposition des sieges, la ventilation de la piece

            L’eclairage interviennent dans la reussite d’une reunion .Optez pour le lieu dans

            Lequel le groupe vivra le mieux .Indiquez le nom de chacun des participants

            Sur un bristol.Ecrivez le au feutre noir epais afin qu’il soit visible par tous.Organisez

            Votre table afin d’eviter d’eventuels conflits .Preparer votre retro projecteur et une regle , qui suivra vos explications sur les graphiques .Si vous devez utiliser

Des diapositifs veuillez a leur classement .Tableau noir avec craie eponge,tableau

Papier sont aussi des outils efficace pour une reunion.

            Le temps fait egalement patie de votre organisation .Une heure a une heure

Et demie de duree moyenne d’une reunion efficace .Si vous etes dans l’obligation

De depasser cette limite , prevoyez une pause. 

3-    PREPARATION PERSONNELLE :

a-    connaissance du sujet :

Vous devez bucher votre sujet.Votre etude doit etre plus large que la question debattue afin de comprendre les distances inevitables que le

Groupe ou certains participants prendront avec elle.Il faudra etre capable

De repondre aux differentes questions soulevees par le groupe un bon president de séance doit etre fiable. 

           Il faudra rediger votre presentation de la reunion pour ne pas oublier

Un point important .

Redigez la en mots cles afin de la dire mais non de la lire

            b-planing 

            preparez un planing minute de la reunion.

            Exemple ; 14 heure ; introduction

                                   Accueil, presentation ( pensez a noter les absents , a presenter les excuses , ils devront figurer surer le compte rendu.

            -rappel du theme et de l’objectif/ accord

            -rappel de la fonction et des consignes / accord

            -presentation de la methode / accord

            -presentation du planning / accord ( 15 mn)

14 heures 15 mn : corps de la reunion ( 50 a 60 mn)

15 heures 15 mn : conclusion , suites a donner

15 heures 30 mn : fin de la reunion

            Votre preparation ne sera jamais trop large ni trop consciencieuse.

Une reunion est toujours une aventure